Die Terminanlage ist weitestgehend in zwei Teile aufzuteilen. Die generelle Terminanlage, sowie die Auswahl der Besucher. Für eine Terminanlage wird mindestens der Anlass sowie das Datum des Beginns und das Ende benötigt. Alle anderen Felder sind optional, sollten jedoch so gut es geht ebenfalls verwendet werden.
Nachdem die grundsätzlichen Angaben gemacht worden sind und über »Weiter« der Termin gespeichert worden ist, müssen die Gäste ausgewählt werden. Die Pflichtfelder hier sind E-Mail, Name und Vorname. Der Rest ist optional, sollte jedoch ebenfalls nach Möglichkeit verwendet werden. Über die Schaltfläche »Phonebook« kann auf das interne Telefonbuch zugegriffen werden. Hier genügt dann ein einzelner Klick, um die Daten zu übernehmen.
Über »Weiter« wird der Besucher zum Termin hinzugefügt. Dieser Prozess kann beliebig oft durchlaufen werden. Die Anzahl der Terminteilnehmer ist nicht begrenzt. Soweit die Anlage der Gäste abgeschlossen ist, wird über die Schaltfläche »Abschließen« der Termin final angelegt und die Einladungen versendet.
Wichtig: Wenn ein Termin eine Freigabe benötigt, erscheint ein Hinweis. Zu diesem Zeitpunkt werden noch keine Einladungen an die Gäste versendet. Nur der Ansprechpartner, der die Freigabe erteilen muss, wird benachrichtigt. Grundsätzlich werden zwei Arten von Nachrichten versendet. Der Organisator bekommt eine E-Mail mit der Information, dass der Termin erfolgreich geplant worden ist. Diese E-Mail enthält nur den Kalendereintrag (ical Datei). Der Gast oder die Gäste erhalten eine E-Mail mit der Einladung.
Die E-Mail hat mindestens folgende Anhänge:
- QR-Code zum Scannen am Empfang, autonomen Säulen, etc.
- Termineintrag als iCAL Datei
- Handout, PDF Datei mit einer Zusammenfassung des Termins
Sollten bei der Terminanlage noch weitere Dateien ausgewählt worden sein, so würden diese entsprechend ebenfalls an die E-Mail angehängt werden. Der Text der E-Mail kann angepasst werden. Die Standardvorlage enthält die Terminbeschreibung, die tabellarische Übersicht der Teilnehmer, die globale Terminbeschreibung sowie eventuell die bei der Anlagen hinterlegte individuelle Nachricht.
